גוגל דרייב – כל מה שלא חשבתם שכדאי לכם לדעת

אצל רובינו בראש גוגל דרייב (Google Drive) מתקשר בעיקר לאפשרות של שמירת קבצים בשרתים של גוגל ועריכת מסמכים פשוטים.

בפועל, השירות של גוגל דרייב מציע לנו הרבה יותר ויש לא מעט פונקציות חבויות ותכונות שלא כולם מכירים.

ההיסטוריה של Google Drive: כיצד דרייב הפך למה שהוא היום?

אז נתחיל עם קצת היסטוריה: כמו הרבה שירותים אחרים של גוגל, גם גוגל דרייב לא בדיוק הומצא על ידי גוגל, אלא התחיל כשני שירותי רשת של מעבד תמלילים וגיליונות אלקטרונים בשם Writely ו-XL2Web בהתאמה.

באותו זמן שירותי "תוכנה כשירות" (Software as a Service) היו נדירים ודפדפנים מודרניים רק החלו לתמוך בהם.

כהרגלה, בהמשך קנתה גוגל עוד מספר שירותים דומים, ביניהם DocVerse, שנתן לכמה למשתמשים את היכולת לערוך מסמך מסוים ברשת במקביל.

את כל חבילת יישומי האופיס המשופרת היא הציגה כ-Google Docs והפכה אותם לחלק אינטגרלי ממערכת הפעלה של כרום (Chromecast).

באופן מקביל, פיתחה גוגל את שירותי האחסון בענן שלה שנקרא Drive, אך Docs ו-Drive עדיין היו מופרדים זה מזה מבחינת המיתוג.

בסופו של דבר, כל החבילה אוחדה למוצר אחד, כך שהיום קל יותר לגשת לכל מסמכי Docs דרך השירות של Drive (למרות שעדיין אפשר לגשת אליהם ישירות).

שירותי ואפליקציות Google Drive

רשימת השירותים העיקריים בגוגל דרייב כיום:

• Backup and Sync (גיבוי למחשב מקומי)
• שירותי אחסון ושירותי אחסון פרימיום מעבר ל-15gb (Google One)
• אחסון ארגוני כחלק מחבילת G Suite
• צפייה במספר רב של פורמטים חיצוניים בדפדפן : סרטונים, תמונות, צליל, תוכנות אדובי, קבצים מכווצים ועוד
• שירותי אופיס: כתיבת מסמכים, גיליונות וורד ומצגות (Google Docs)
• שירותי יצירת סקרים באמצעות טפסים (Google Forms)
• שירותי עיצוב דיאגרמות (Google Drawings)
• שירותי יצירת טבלאות מידע והצגה שלהם בצורה גרפית (Google Fusion Tables)

Google Backup & Sync

מדובר בתוכנה שמורידים למחשב ומאפשרת לסנכרן את הקבצים שנמצאים בענן של Drive עם אלו שנמצאים במחשב המקומי.

היתרון העיקרי על פני תוכנה כמו Dropbox הוא שקבצי תמונות ווידאו עוברים אוטומטית גם ל-Google Photos וכמובן Google Docs, מה שיכול להיות מאוד שימושי עבור צלמים ועורכי ווידאו. אתם יכולים גם לאחסן קבצים שאינם של Docs.

טיפ: אם כל מה שאתם צריכים זה לערוך קבצי Docs באופליין ואתם מעדיפים להשתמש בתוכנת סינכרון כמו Dropbox, אתם יכולים להוריד תוסף לכרום גם אם לא הורדתם והפעלתם את Sync.

אחסון קבצים עם גוגל דרייב

כל הקבצים שאתם מעלים ל-Drive מאוחסנים בו לתקופה בלתי מוגבלת כשאתם מקבלים כ-15gb חינם. מה שלא כולם מודעים לו הוא שגם כל התמונות שמאוחסנות ב-Photos והודעות ה-Gmail נכללות בספירה הזו. לעומת זאת, מסמכים של Google Docs לא נכללים בספירה הזו (אם כי הם גם קטנים מאוד).

ניתן להגדיל את גודל האחסון עד ל-30TB (במחשב הממוצע היום יש בסך הכול טרה בייט אחד) באמצעות תוכנית פרימיום שנקראת Google One. החבילה הזולה ביותר תרחיב את האחסון ל-100gb במחיר של 2 דולר לחודש או 20 דולר אם אתם משלמים לשנה מראש.

עוד יתרון הוא שניתן ליצור בקלות יתרה מעין שטח שיתופי בו יהיו חברים כל בני המשפחה, למרות שכל אחד מהם עדיין יהיה מוגבל לשטח בגודל הבסיסי של 15gb.

שירותי אופיס: גיליון אלקטרוני, מעבד תמלילים ומצגות

אלו הכלים הכי ידועים של דרייב שבעבר היוו את Google Docs כמותג נפרד.

הם דומים יחסית ליישומי מיקרוסופט המוכרים לנו, אך כוללים בעיקר את הפונקציות העיקריות. לכן, סרגלי הכלים של גוגל הם פשוטים יותר ולמעשה רוב הפונקציות החשובות נמצאות בתפריטים. יש גם פחות חומרים מוכנים (Assets) כמו למשל תבניות למצגות, כך שאתם צריכים לייבא אותם בעצמכם אם אתם רוצים ליצור משהו אלגנטי יחסית.

אחת התכונות שהופכת את Docs למה שהוא היא היכולת של כמה אנשים לבצע שינויים במסמך במקביל. זאת לעומת שיטת העריכה המשותפת הקלאסית בה כל אחד מסתכל על ההערות של האחרים, מתקן אותן ושולח אותם בחזרה.

טיפ: תוכלו לא רק לשאול שאלות את מי שעורך אתכם במקביל את המסמך, אלא גם להיכנס אתו לתוך שיחת מסנג'ר נפרדת ופרטית.

למען ההוגנות, למיקרוסופט יש פתרון מקביל בשירות של "אופיס אונליין", אבל סביר להניח שאם תשאלו את האדם הממוצע, יהיה לו לפחות חשבון גוגל אחד. לעומת זאת, גם מי שמשתמש במערכת ההפעלה Windows לא תמיד פותח חשבון Microsoft, או פשוט לא יודע שיש לו אחד כזה.

מבחינת התאמה לעברית, הממשק של Docs מתורגם באופן מלא.

גם התמיכה בכתיבה עצמה היא כמעט מושלמת, למעט אולי כמה באגים קטנים פה ושם. לעומת זאת, דווקא אצל מיקרוסופט הממשק עצמו לא מתורגם, מה שיכול להיות לא נוח אם עורכים מסמך בעברית.

אגב, אפילו אצל גוגל אל תצפו למבחר גדול במיוחד של גופנים בעברית , אלא רק לכמה עשרות. למרבה המזל, חלק גדול מהם מספיק אלגנטי כדי שהמסמכים שלכם לא ייראו כאילו כתבתם אותם באחת בלילה לפני פגישה חשובה…

Google Forms

בניגוד למה שאולי יכול להשתמע מהשם שגוגל נתנה לשירות הזה, Google Forms משמש בעיקר ליצירת טפסים אלקטרונים שמעבירים לצורך סקרים.

יש אמנם אפשרות לאסוף כתובות אימייל לצרכים שיווקיים ואפילו להטמיע את הטפסים האלו בתוך אתרים, אבל רוב האתרים שמכבדים את עצמם בוודאי יעדיפו להשתמש בטפסים קצת יותר מצועצעים ובלי הלוגו של גוגל.

למעשה, השירות טוב לא רק בשביל סקרים, אלא אפילו עבור יצירה של בחנים ומבחנים לתרגולים בצורה קצת יותר מתוחכמת מלהפריד בין קובץ של תשובות ושאלות או לרשום את התשובות במהופך…

שרטוטים (Drawings)

שרטוטים הוא מעין אוסף של כלים קטנים יותר שמאפשר לכם לערבב בין צורות, חיצים, טבלאות ותרשימים באופן חופשי.  זה יכול להיות כלי טוב אם יש לכם חומרים שכבר ערכתם בשירותים האחרים של Docs, אבל אתם רוצים להציג אותם בצורה חופשית יותר בלי להיות מוגבלים לפונקציות של כל כלי בנפרד. אפשר גם לייבא נתונים ישירות מגיליון אלקטרוני ולהפוך אותו לגרף.

טיפ : למעשה, אתם אפילו לא חייבים ליצור קובץ נפרד של סרטוטים, ויכולים להוסיף לכל מסמך Docs  את יכולות השרטוט דרך תפריט הוספה.

Jamboard

ג'מבורד הוא שירות שמשלב בתוכו תוכנה וחומרה ופונה לשוק היותר מקצועי. מדובר בלוח אלקטרוני שאפשר לרכוש בתוספת אפליקציה שאפשר להוריד למכשירי מגע וטלפונים. גם כאן הרעיון הוא לשלב בין הערות וסקיצות לבין חומרים שונים מהרשת, במיוחד עבור שיתופי פעולה מקוונים או חדרי ישיבות.

ניתן כמובן להשתמש ב-Jamboard גם באמצעות מחשב אישי כשיוצרים קובץ חדש בדרייב ומרחיבים את האפשרויות בתפריט, אבל אז אתם מוגבלים בעיקר לטוש וירטואלי שמציירים בו עם העכבר. זה כמובן לא מאפשר רמת דיוק גבוהה במיוחד, וברור למה גוגל לא בדיוק דוחפת את השירות הזה עבור משתמשים פרטיים (העלות של הלוח עצמו היא 5,000$ עם דמי שימוש של 600$ לשנה…).

10 טיפים נוספים לשימוש ב-Google Drive

עד עכשיו עברנו על הבסיס של Drive, אבל כמו עם כל שירות, גם כאן יש לא מעט טיפים שיקצרו לכם את זמן העבודה.

1. היסטוריה והערות : כמו שאפשר לצפות מכלי ששומר כל שינוי באופן אוטומטי, ניתן לראות גרסאות היסטוריות של כל קובץ דרך קובץ -> היסטוריית גרסאות. מה שלא תמיד שמים לב אליו הוא שאפשר גם לתת שם שונה לכל גרסה כדי להקל על המעקב.

אם אתם רוצים לבצע שינויים בשיטה המוכרת של כתיבת הערות, אתם יכולים ללחוץ על סימן העיפרון במסמך טקסט ("וורד") ולהפוך כל שינוי שאתם מבצעים להערה אליה אפשר להגיב במיני שרשור.

2. הרשאות: כשאתם משתפים את המסמך עם עוד אנשים, אתם יכולים לבחור אם הם יוכלו לערוך אותו, לצפות בו, או להוסיף הערות.
תחת אפשרויות מתקדמות, תיפתח לכם אופציה נוספת של "אנשים ספציפיים יכולים לגשת" (תרגום די גרוע כמיטב המסורת של גוגל…). שם אתם קובעים אם המסמך יהיה ציבורי לחלוטין, נגיש למי שיש לו קישור מיוחד או פתוח רק למי שהגדרתם.

3. תוספים ואפליקציות – לכל סוג מסמך יש תוספים משלו, אך קיימים גם תוספים גלובליים כמו למשל אנליטיקס. לדוגמה, תוספים ספציפיים עבור גיליונות אלקטרונים יכולים להיות כאלו שמוסיפים ציונים ותזכורות או מסירים שורות כפולות. אם תשתמשו בתוספים הנכונים, תוכלו לקבל סביבת עבודה הרבה יותר מתקדמת המותאמת לכם.

מלבד התוספים עצמם, יש גם אפליקציות שמתחברות לדרייב בחנות של כרום, למרות שתצטרכו לזכור שהן לא יעבדו בדפדפנים אחרים כמו למשל ספארי.

4. שליחה של מסמכים ב-Gmail : האייקון הקטן של גוגל דרייב בהודעה חדשה של Gmail מן הסתם שולח קבצים ישירות מהדרייב כקובץ קישור או את הקובץ עצמו. אבל גם כאן מתחבא טריק קטן : כשאתם שולחים בצורה זו, אתם יכולים לשלוח קבצים בנפח של 10GB. בגלל שהמגבלה הרגילה ב-Gmail היא של 25mb בלבד, הטריק הקטנטן הזה יכול להיות די שימושי.

5. הפיכת מסמכי PDF למסמכים שניתן לערוך: אם קיבלתם מסמך ב-PDF וחטפתם כאב ראש מהמחשבה איך תערכו ותטפלו בו, בוודאי תשמחו לדעת שישנה פונקציה שסורקת את הטקסט במסמך ומפרידה אותו מהתמונות.

כדי לעשות זאת, אתם צריכים קודם כל להיכנס להגדרות הכלליות במסך הראשי של Google Drive (גלגל השיניים בצד שמאל למעלה) ולסמן את התיבה ליד "המר את הקבצים שהועלו".
לאחר מכן אתם מעלים את מסמך ה-PDF דרך לחיצה על "חדש" בתפריט קובץ של דרייב. זה עובד אפילו עם טקסט מודפס בעברית, למרות שאני בספק אם זה יעבוד היטב עם כתב יד (OCR).

אפשרות דומה קיימת גם באפליקציית Drive למובייל, שם אתם מעלים תמונה, כשהטקסט בתוכה יהפוך לטקסט שאפשר לערוך.

6. חיפוש קישורים: כאשר אתם רוצים להוסיף קישור רלוונטי מרחבי הרשת, אבל לא זוכרים את הכתובת שלו, תוכלו לחפש אותו דרך החיפוש הרגיל של גוגל במסך הוספת קישור, כשרשימת האתרים (הכתובות) תופיע בתוצאות או בפאנל משלהן.

7. לשלוט בקיצורים: לא יודעים מהם קישורי המקלדת של Docs? לחצו על Ctrl וסימן הסלאש (/) ביחד כדי לקבל רשימה של כל הקיצורים הרלוונטיים לאותו סוג מסמך.

8. סימון תיקיות בצבע: כאשר אתם נמצאים במסך הראשי של Drive, תוכלו לסמן תיקיה בצבע באמצעות התפריט שיפתח בלחיצה על הכפתור הימני. זה לא עובד על קבצים בודדים, אבל אתם כן יכולים לסמן אותם כמועדפים באמצעות סימן הכוכב באותו האופן.

9. יצירת תת תיקיות : מכיוון ש-Google Drive מתנהג בסופו של דבר כמו כונן על המחשב, אתם יכולים ליצור תת תיקיות כדי לא ללכת לאיבוד. מעבר לכך, אתם יכולים להוסיף כל תיקיה או קובץ ששותפו אתכם לאחסון הפרטי שלכם באמצעות גרירה שלהם למקום המתאים בפאנל הצדדי (הקבצים עדיין ישתנו ביחד עם שותפי העריכה).

10. גישה מהירה למסמכים: ה-URL של כל מסמך הוא קבוע. לכן, כל עוד אתם מחוברים לחשבון שלכם בגוגל, אתם יכולים להוסיף באופן חופשי כל מסמך לתפריט המועדפים של הדפדפן או לגרור אותו מתחת לשורת הכתובת עבור גישה מהירה.

לסיכום מהם היתרונות של Google Drive?

• אתם יכולים לשתף מסמכים ולעבוד עליהם עם כל מי שיש לו חשבון גוגל
• אתם לא צריכים לסמוך על השמירה האוטומטית במחשב שלכם
• הרבה יותר שטח אחסון לעומת כל שירות אחסון פופולארי אחר עבור כל סוגי הקבצים
• העובדה שיש בעיקר את הפונקציות הבסיסיות במסמכים יכולה להפוך את העבודה לפשוטה יותר
• אפשרות לתוספים ספציפיים ומגוון הרבה יותר גדול מאלו של Microsoft Office (כן, יש דבר כזה…)
• תמיכה כמעט מושלמת בעברית
• מתאים גם לארגונים וחברות, חלק מחבילת היישומים העסקיים של גוגל

The post גוגל דרייב – כל מה שלא חשבתם שכדאי לכם לדעת appeared first on דניאל זריהן.